Оформление перевозки. После получения от клиента подтверждения сквозной ставки экспедитор на основе заявки на организацию перевозки оформляет заказ. Заказ — это единый учетный стандартизированный внутрифирменный документ, имеющий уникальный номер, содержащий полную информацию об условиях перевозки, транспортно-технологической схеме, ставке и субподрядчиках. По мере исполнения перевозки в заказ вносятся сведения о ходе, сроках и исполнителях перевозки. Кроме того, в него вносятся сведения о полученных и оплаченных счетах субподрядчиков. Заказ может оформляться в бумажном или электронном видах. По завершении перевозки полностью оформленный заказ, т. е. заполненный всеми вовлеченными в организацию перевозки подразделениями транспортно-экспедиторской компании, является отчетом о перевозке и основанием для выставления счета клиенту.
До начала перевозки экспедитор должен согласовать с клиентом и предприятием-отправителем способ вывоза груза, сроки подачи порожних транспортных средств или контейнеров под погрузку, а также схему загрузки и крепления груза в транспортных средствах или контейнерах. Если способом оплаты по запродажному контракту является аккредитив, экспедитор должен выяснить у клиента, когда он будет открыт, чтобы получить все условия по оформлению грузовых документов, в первую очередь — коносаментов.
Подтверждение портом приема груза к перевалке. Экспедитор должен подать заявку портовому терминалу на подтверждение приема экспортного груза (раздельно по грузам, прибывающим автотранспортом и по железной дороге) ежемесячно в сроки, установленные договором между экспедитором и соответствующей стивидорной компанией или оператором терминала.
На основании полученных от всех экспедиторов заявок терминал формирует общую заявку в отдел планирования перевозок ОАО «РЖД» на выделение экспортного плана перевозок на предпортовую железнодорожную станцию. Необходимо отметить, что станция отправления не выделит предприятию-отправителю железнодорожные вагоны, если по станции назначения на них в отделении планирования РЖД отсутствует план перевозок.
Кроме того, собран заявки от всех экспедиторов, терминал может предварительно оценить потребность клиентуры в своей производственной мощности на следующий месяц и, таким образом, спланировать вывод техники на ППР, отпуска докеров-механизаторов, что особенно важно в летний период, и т. п.
В случае, если экспедитор получил заказ от клиента на организацию железнодорожной перевозки после формирования основного плана перевозок, экспедитор подает заявку на выделение дополнительного плана. Однако необходимо принять во внимание, что в случае, если заявленный (по основному плану) объем данного вида груза на плановый месяц близок к наибольшей производственной мощности соответствующего терминала, он и/или отдел планирования перевозок РЖД может отказать в выделении дополнительного плана.
Согласие портового терминала на прием груза по железной дороге подтверждается телеграммой в отдел планирования перевозок РЖД.
Вывоз груза со складов предприятия-отправителя. Прежде чем начать подачу транспортных средств на предприятие-отправитель, экспедитор должен либо получить от него подтверждение готовности к погрузке в указанный период, либо получить от клиента гарантийное письмо о согласии оплатить простой транспортных средств. Это позволит избежать в дальнейшем споров об оплате штрафных санкций в случае их возникновения. При сквозной контейнерной перевозке экспедитор должен организовать получение порожних контейнеров у контейнеровладельца. В заявке агенту линии на выделение порожних контейнеров экспедитор должен указать наименование груза, порт назначения и срок их льготного использования после доставки по назначению, планируемую дату вывоза порожних контейнеров и их возврата гружеными на терминал для отгрузки на морское судно. Такая заявка является предварительным букингом места на морском судне и заявкой на организацию морской перевозки груза. Выдав порожние контейнеры по такой заявке, линейный агент подтверждает прием их гружеными к перевозке и доставку в указанный порт или пункт выгрузки по заранее согласованной ставке.
Зачастую контейнеровладельцы выделяют контейнеры с терминалов, указывая терминалу только количество и тип контейнеров (не указывая их номера), тем самым предоставляя возможность терминалу увеличить скорость выдачи контейнеров (так как терминал будет отгружать контейнеры из края штабеля). В этом случае экспедитор должен сообщить контейнеровладельцу номера полученных контейнеров.
При получении контейнеров экспедитор должен проверить их пригодность для приема груза: отсутствие ярлыков опасности, исправность дверей и замков, герметичность, отсутствие остатков предыдущего груза. Подобным образом проверяется рабочее состояние платформ, предъявленных железной дорогой для перевозки контейнеров (настил, фитинги и т. д.). Все дефектные контейнеры и платформы должны быть отбракованы и заменены либо отремонтированы.
Начиная подачу порожних транспортных средств или контейнеров на предприятие-отправитель в соответствии с согласованным планом (графиком), экспедитор обязан позаботиться о том, чтобы были поданы транспортные средства или контейнеры только того типа, который был согласован с клиентом и предприятием-отправителем. В заявке на терминал всегда указаны типы контейнеров, которые необходимо выдать, однако по ошибке терминал может выдать контейнер типа 40’DV вместо 40’HC, из-за чего предприятие-отправитель не сможет загрузить весь груз. Поэтому экспедитор должен организовать проверку соответствия выдаваемых контейнеров заявке непосредственно на терминале, например, это может быть вменено в обязанность водителям автомашин, вывозящих контейнеры, по договору экспедитора с автопредприятием. Также экспедитор должен заблаговременно предоставить информацию предприятию отправителю груза о номерах, типе, ожидаемой дате прибытия транспортных средств под загрузку и инструкции по заполнению товаротранспортных накладных на груженые транспортные средства. В случае подачи на предприятие-отправитель транспортных средств или контейнеров одновременно под несколько заказов, необходимо явно (по номерам) указать, какие транспортные средства или контейнеры под какой заказ и для какого клиента должны грузиться. Необходимо также указать предприятию-отправителю на его обязанность проверять состояние транспортных средств или контейнеров до начала погрузки и оформлять результаты такой проверки актом общей формы, а также указать на его ответственность за надлежащее размещение и крепление груза в транспортных средствах или контейнерах. При наличии представителей экспедитора на предприятии-отправителе они могут принимать участие в такой проверке.
На любом этапе транспортного процесса в случае получения экспедитором любой информации о нанесении ущерба грузу, задержке в пути или возможной задержке на последующих этапах транспортировки он должен немедленно сообщать об этом клиенту в полном объеме. Одновременно необходимо выяснить, имеется ли у клиента генеральный страховой полис, кто осуществляет страхование груза и будет ли страховая компания назначать своего сюрвейера или право заключения этих договоров клиент делегирует экспедитору. Крупные транспортно-экспедиторские компании всегда предлагают своим клиентам в числе прочих услуги по организации страхования груза.
После загрузки и отправки транспортных средств или контейнеров экспедитор должен получить от предприятия-отправителя сведения о загруженном и отправленном оборудовании:
• номера транспортных средств и контейнеров;
• количество мест;
• размеры мест;
• массу груза;
• номер заказа клиента;
• дату прибытия порожних транспортных средств и контейнеров под загрузку;
• дату отправки груженых транспортных средств или контейнеров.
При наличии представителей транспортно-экспедиторской компании на предприятии-отправителе функции по предоставлению отгрузочной информации возлагаются на них. Фактически такая информация, передаваемая по электронной почте, является электронной копией грузовых документов, что позволяет экспедитору заранее подготовиться к проведению необходимых формальностей.
Не позднее даты отправки груженых транспортных средств или контейнеров со складов предприятия-отправителя экспедитор должен запросить у клиента полную инструкцию по оформлению грузовых документов. Кроме того, в случае следования груза через промежуточный терминал (пункт консолидации или перетарки груза) необходимо запросить также инструкции по проведению соответствующих операций: тальманский счет и сортировка груза, формирование коносаментных партий, складирование груза до особого указания клиента, укрупнение грузовых мест (пакетирование обвязочной лентой или формирование пакетов на паллетах с их упаковкой термоусадочной пленкой, затарка груза в контейнеры по прямому варианту автомашина, или вагон — контейнер или по складскому варианту, составление упаковочных листов, маркировка грузовых мест, ремонт тары, таможенное оформление груза. Эти инструкции, полная информация о грузе и дата его ожидаемого прибытия должны быть немедленно переданы на терминал, через который будет перегружаться груз.
Если формой оплаты по запродажному контракту является инкассо или аккредитив, клиенту может потребоваться расписка экспедитора в приеме груза (Forwarder’s Certificate of Receipt), которая может быть издана либо в свободной форме, либо по требованию клиента на бланке FCR FIATA. Такая расписка должна быть оформлена и отослана клиенту немедленно по загрузке транспортных средств и отправлению груза со складов отправителя или иного места передачи груза для своевременного получения платежа клиентом (Приложение № 19).
Учитывая ожидаемую дату прибытия груза на терминал порта и время, необходимое для проведения таможенных и иных формальностей, экспедитор должен подать букинг агенту линии в порту погрузки и получить подтверждение агента о приеме груза. Если клиент заранее указывал самую позднюю дату отгрузки (latest date of shipment), необходимо внести соответствующее условие в заявку линейному агенту на перевозку груза и получить его письменное подтверждение. В случае невозможности соблюдения данного условия нужно согласовать с клиентом новую самую позднюю дату отгрузки. Если на фидерном судне нет достаточного места для погрузки всей партии груза и часть груза остается в порту, необходимо организовать его хранение в первом порту перевалки и затем отправить всю партию на океанском судне, предварительно согласован это с клиентом.
Извещение портовому терминалу об отправлении в его адрес транспортных средств, их номерах и загрузке должно быть отправлено экспедитором немедленно по их отправлению. Такое извещение должно содержать инструкции по выгрузке транспортных средств. Если груз прибывает в порт речным транспортом, необходимо указать наименование и координаты компании — судового агента.
Инструкции по оформлению коносаментов. До прибытия груза на терминал порта экспедитор должен получить от клиента полные инструкции по оформлению коносаментов:
• Вид коносамента. Аккредитив может требовать явного указания того, что коносамент, например, линейный «LINER BILL OF LADING», издан на бланке перевозчика, например: «CARRIER: MEDITERRANEAN SHIPPING COMPANY S.A». Иногда требуется, чтобы слово «коносамент», кроме английского языка, было указано на другом языке, например, французском: «BILL OF LADING / CONNAISSEMENT».
• Графы «Отправитель / Shipper» и «Получатель / Consignee»
Особенности заполнения данных граф зависят также от аккредитивов. Наименования и отправителя, и получателя должны точно соответствовать тому, что указано в аккредитиве. Иногда при оформлении аккредитива оператор может допустить опечатку, эту же опечатку придется перенести в коносамент.
• Графа «Извещать по адресу / Notify party». Если эта графа заполняется в соответствии с требованиями аккредитива, она может не содержать номеров телефона/факса/телекса или адреса электронной почты того лица, которое следует известить о прибытии груза. В этом случае во избежание задержек в выдаче груза рекомендуется получить у клиента полные данные этого лица и сообщить их тому агенту, который будет выдавать груз.
• Графы «Пункт приема груза / Place of receipt», «Порт погрузки / Port of loading», «Порт перевалки / Port of transshipment», «Порт выгрузки / Port of discharge», «Пункт назначения / Place of delivery», а также наименования судов. Если линия использует бланки коносамента комбинированной перевозки, то заполнение данных граф имеет большое значение. Если по условиям аккредитива перевалка запрещена («TRANSSHIPMENT NOT ALLOWED»), выходом из положения может быть, например, издание коносамента только на океанскую составляющую перевозки.
• Графа «Маркировка и номера грузовых мест / Marks & Numbers» . В общем случае указание маркировки и номеров грузовых мест обязательно, так как перевозчик не отвечает за ошибочную выдачу или засылку груза из-за указания неточной, неполной или неправильной маркировки в грузовых документах (коносаментах). При контейнерной перевозке в данную графу вносятся номера контейнеров и пломб, однако клиент может потребовать внесения также номеров и маркировки отдельных грузовых мест, что обычно связано с требованиями аккредитива.
• Графа «Количество и наименование грузовых мест / Number and Kind of Packages». Требует прямого указания количества и наименования грузовых мест. В случае контейнерной перевозки вносится количество и тип контейнеров, а количество мест, затаренных в контейнер, может быть указано в графе «Описание груза».
• Графа «Описание груза / Description of Goods». Описание груза должно соответствовать тому, которое указано в поручении на отгрузку, оформленном в пограничной таможне, хотя незначительные отклонения, вызванные требованиями аккредитива, допустимы. В коносамент на контейнерную партию груза перевозчик всегда внесет оговорку «ПО ЗАЯВЛЕНИЮ ОТПРАВИТЕЛЯ / SAID TO CONTAIN», поэтому именно экспедитор (особенно дорожащий своей деловой репутацией) должен позаботиться о достоверности сведений о грузе. Необходимо все же отметить, что в случае затарки и пломбирования контейнеров на складах и средствами отправителя, экспедитор не несет ответственности за их содержимое.
В данную графу вносятся также дополнительные сведения, отметки и оговорки, типа:
а) номер аккредитива и/или импортного разрешения;
б) условия поставки товара по Incoterms
в) «Чисто на борту / Clean on board» или «Отгружено на борту / Shipped on board» с указанием наименования судна и даты;
г) оговорки о состоянии груза;
д) наименование агента перевозчика в порту выгрузки;
е) прочие оговорки.
• Графа «Масса брутто / Gross Weight». Поскольку перевозчик обычно не имеет возможности перевешивать груз (за исключением зерновых и наливных и на современных терминалах — контейнеров), при его приеме на судно вес груза в коносаменте указывается в точном соответствии с оформленным в пограничной таможне поручением на отгрузку.
• Графа «Подписан / Signed». Коносамент может быть подписан капитаном (с указанием его фамилии), агентом, представителем или непосредственно судовладельцем с указанием его полного наименования и полномочий. В некоторых случаях клиент может потребовать подписания коносамента только капитаном, что может оказаться в силу ряда причин невозможным. В этом случае коносамент подписывается агентом или представителем судовладельца с указанием его полного наименования от имени капитана с указанием его фамилии, например: «MSC ST.PETERSBURG AS AGENT FOR THE CARRIER MEDITERRANEAN SHIPPING COMPANY S.A. ON BEHALF OF THE MASTER CAPT. J.SCOTT.».
Все указанные выше особенности по оформлению коносаментов необходимо учесть при запросе от клиента инструкций по их изданию.
Добросовестный экспедитор должен предоставлять своим постоянным клиентам-отправителям рекомендации по оформлению условий аккредитива в части издания грузовых документов, что позволит отправителю заранее сообщить данные рекомендации получателю и избежать в дальнейшем трудностей при издании коносаментов. В целом эти рекомендации должны основываться на The Uniform Customs and Practice for Documentary Credits, 1993 Revision, ICC Publication № 500, гл. D ст. 20—26, 30—33 и гл. E, ст. 40, 42—47. Следование данной публикации позволяет оформлять документы быстро, без дополнительных консультаций или согласований и на абсолютно законной и принятой в практике внешней торговли основе.
Как правило, товар приобретается с условием его отгрузки либо со складов предприятия-отправителя, либо из порта погрузки в установленный срок, который обычно указан в аккредитиве и сообщается экспедитору. Реже клиент по требованию получателя груза может установить срок доставки груза по назначению. Иногда после начала перевозки клиент может просить задержать партию груза в пути или ускорить ее доставку, чтобы постоянно поддерживать количество товара на складах получателя на определенном уровне. Поздняя доставка сырья или полуфабрикатов может повлечь остановку производства получателя, а в случае доставки готовой к розничной реализации продукции — срыв договорных обязательств получателя со своими клиентами — розничными торговцами. В обоих случаях получатель несет убытки — или из- за срочного приобретения сырья или полуфабрикатов по более высокой стоимости, или из-за штрафных санкций своих клиентов — эти убытки будут взысканы с отправителя-клиента транспортного экспедитора. С другой стороны, ранняя доставка товара может привести к неспособности складов получателя принять товар из-за их переполненности, и, следовательно, отправитель будет вынужден понести расходы по простою транспортных средств, контейнеров и/или сверхнормативному хранению груза в порту выгрузки. В каждом из этих случаев экспедитор должен предложить клиенту конкретную программу с указанием ее достоинств, недостатков и стоимости и согласовать ее с клиентом. В противном случае клиент будет стремиться отнести свои убытки на экспедитора.
Ускоренная доставка, как правило, удорожает стоимость перевозки, однако при этом необходимо объяснить клиенту, что ни за какие деньги морское судно, автомашина или железнодорожный вагон не в состоянии прибыть в пункт назначения быстрее, чем они могут по своим техническим характеристикам. Задержку груза в пути, особенно если он следует через несколько портов или пунктов перевалки, зачастую можно организовать без дополнительных расходов, так как практически в каждом порту и на каждом внутреннем терминале существует льготный период хранения груза. Клиенту необходимо заранее сообщить стоимость хранения груза и величину прочих издержек, которые он понесет в случае задержки груза на определенном терминале сверх установленных льготных сроков. Кроме льготного срока хранения, на многих терминалах, в соответствии с законодательством соответствующих стран, установлен максимальный срок хранения, после истечения которого груз может быть конфискован или продан с аукциона.
Иногда в целях сохранения динамики производства (для того, чтобы избежать остановки производственных мощностей) предприятие-отправитель вырабатывает продукцию раньше оговоренного срока, и, если клиент не соглашается ее принять, на предприятии может возникнуть ситуация затоваривания складов готовой продукции, которая, в свою очередь, может привести к остановке производственных мощностей. В этом случае экспедитор должен предложить предприятию-отправителю вывезти готовую продукцию, произведенную для его клиента, на склады экспедитора. Предприятие-отправитель должно будет оплатить стоимость хранения груза экспедитору по предварительно согласованной ставке.
При регулярной работе на одном участке транспортно-технологической схемы, например, одно предприятие-отправитель — один порт погрузки, такой буферный склад может быть включен в транспортнотехнологическую схему как факультативное звено по льготной ставке хранения, что позволит предприятию-отправителю более ритмично производить и отгружать товар, а клиенту ускорить прохождение платежей по запродажному контракту (так как транзитное время с буферного склада значительно короче, чем со склада предприятия отправителя).
Пример. Клиент дал экспедитору заявку на организацию перевозки груза в 19 х40’ контейнерах из пункта А, расположенного в России, в пункт Б, расположенный в Германии, на условиях door склад отправителя — door склад получателя через морские порты Санкт-Петербург и Роттердам. Транзитное время на данном маршруте составляет 18 суток. Поскольку груз должен был быть вывезен со складов предприятия-отправителя в период с 1 по 7 ноября, а клиент просил отгрузить его на морском судне не ранее 1, но не позднее 6 декабря, экспедитор предложил следующую программу: вывоз груза со складов предприятия-отправителя в контейнерах по железной дороге в течение 2 дней 6—7 ноября с доставкой на внутренний контейнерный терминал экспедитора, бесплатное хранение на терминале до 28 ноября, завоз контейнеров автотранспортом в морской порт до 1 декабря, оформление документов до погрузки на морское судно 4—5 декабря, морская перевозка до Роттердама (ETA Роттердам 12 декабря), погрузка 15 декабря на баржу, ETA пункт E 17—18 декабря, до рождественских праздников. Клиент подтвердил данную программу и оплатил дополнительные расходы, связанные с автотранспортной перевозкой контейнеров с внутреннего терминала в морской порт.
Таможенное оформление груза. В подавляющем большинстве случаев экспортный груз передается экспедитору уже оформленным во внутренней таможне. Основной причиной этого является однородность производимого и экспортируемого предприятием-отправителем груза, который он регулярно оформляет на том таможенном посту, в зоне деятельности которого предприятие находится, по отлаженной схеме. Однако по поручению клиента обязанность по таможенному оформлению груза может быть возложена на экспедитора.
Таможенное оформление включает в себя сбор и подготовку необходимых документов, оплату таможенных платежей и пошлин, а также декларирование груза на внутренней или пограничной таможне. Расходы по таможенному оформлению и время, необходимое на его проведение, должны быть учтены при выборе транспортно-технологической схемы.
Формирование сборных контейнеров Сборные контейнеры формируются экспедитором из малых партий груза нескольких отправителей, следующих на один порт в адрес одного или нескольких получателей, с целью снижения транспортных расходов по каждой отдельной партии. Формирование сборных контейнеров может производиться как на контейнерном терминале в порту (при наличии соответствующих складов), так и на внутреннем терминале. При формировании сборных контейнеров экспедитор должен уделять особое внимание совместимости грузов, затариваемых в один сборный контейнер, и особенностям режима перевозки каждого груза. Если сборный контейнер затаривается грузовыми местами, имеющими разные линейные размеры и массу, экспедитор должен обеспечить равномерность загрузки контейнера и надежное крепление груза. В случае доставки партий груза, затаренных в один сборный контейнер, разным получателям, экспедитор должен при планировании перевозки учесть сроки доставки (выдачи) каждой партии груза.
При затарке контейнеров на внутреннем или портовом терминале экспедитор должен составлять упаковочные листы (отгрузочные спецификации) по каждой партии на каждый контейнер.
Прочие складские операции. По заявке клиента экспедитор должен организовать сортировку груза и формирование коносаментных партий, складирование груза, пакетирование и паллетизацию груза, маркировку грузовых мест, ремонт тары, затарку груза в контейнеры в том случае, если данные работы предусмотрены договором транспортной экспедиции и их стоимость включена в сквозную ставку. Если данные работы не предусмотрены договором, то экспедитор перед их выполнением должен сообщить клиенту стоимость работ, и в случае ее подтверждения клиентом, экспедитор и клиент заключают дополнительное соглашение к договору транспортной экспедиции, в котором указываются перечень складских операций, порядок их выполнения и стоимость.
