Если отправка груза планируется на линейном судне, то внутрипортовое экспедирование может взять на себя агент линии. В этом случае функции внутрипортового экспедитора будут выполнять либо сотрудники агента линии, либо сотрудники терминала, либо сотрудники компании внутрипортового экспедирования, нанятой агентом. Такие услуги линии могут оказываться за дополнительную плату, а экспедитор взаимодействует не с терминалом, а с агентом линии, предоставляя ему всю необходимую информацию.
До прибытия груза на терминал в порту экспедитор обязан убедиться в получении терминалом инструкций по работе с грузом и в отсутствии обстоятельств, препятствующих отгрузке, например, занятость причала, наличие перегрузочной техники, таможенные или карантинные ограничения и т. п., обеспечить передачу на терминал всех документов, необходимых для оформления отгрузки груза на экспорт. Кроме того, экспедитор, получив от предприятия-отправителя отгрузочную информацию, должен оформить поручение на отгрузку экспортного груза в соответствии с инструкциями клиента.
Формирование судовой партии и проведение необходимых формальностей. Формирование судовой партии груза обычно производится на терминале порта и должно быть осуществлено таким образом, чтобы избежать дополнительных расходов, связанных, например, со слишком ранним прибытием первых по партии транспортных средств, из-за чего срок хранения первой части партии груза может превысить льготный период по хранению груза на терминале; или наоборот — со слишком поздним прибытием последних транспортных средств, что может вызвать задержку судна в порту погрузки или привести к невозможности отгрузки всей партии на первом по срокам отхода судне.
До подхода морского судна экспедитор должен обеспечить проведение всех необходимых формальностей по грузу, включая документальное оформление (внутрипортовое экспедирование). Для защиты интересов клиента целесообразно организовать сюрвейерский осмотр генерального груза при его перевалке через порт погрузки. Такой осмотр производится в зависимости от условий запродажного контракта либо при выгрузке груза из транспортных средств на склад порта (FAS), либо при погрузке морского судна (FOB – CIF). Экспедитор должен обеспечить сюрвейеру доступ к грузу и по результатам сюрвейерского осмотра получить и передать клиенту сюрвейерский отчет.
Зачастую для получения (или подтверждения) импортной лицензии импортером экспортер по его заявке должен организовать инспекцию груза сюрвейером, уполномоченным правительством страны импорта. В случае контейнерной перевозки при затарке контейнеров на складах отправителя организация инспекции является обязанностью отправителя, однако экспедитор должен подать все порожние контейнеры под затарку одновременно и вывезти груженые контейнеры только после их опломбирования инспектором. По прибытии груза в порт пограничная таможня может потребовать выставления контейнера для досмотра. В этом случае экспедитор обязан немедленно известить клиента и запросить его инструкции по дальнейшим действиям, например:
а) вызов инспектора (сюрвейера) на таможенный досмотр с последующим опломбированием контейнера пломбой инспектора (сюрвейера);
б) организация таможенного досмотра без присутствия инспектора (сюрвейера), с предоставлением оригинала акта таможенного досмотра с заверенным в Торгово-промышленной палате переводом.
Взаимодействие с агентом судовладельца. Экспедитор должен предоставить агенту судовладельца инструкции по изданию коносаментов и других документов, необходимых клиенту, которые должны быть изданы судовладельцем и/или его агентом, получить их проекты (проформы — drafts), проверить и направить для согласования клиенту. В случае необходимости экспедитор должен сформировать пакет судовой почты и передать его агенту судовладельца либо поручить агенту судовладельца сформировать такой пакет. Пакет судовой почты может содержать коносаменты (оригиналы или копии), отгрузочные спецификации, коммерческие инвойсы, сертификаты качества или любые другие документы, которые должны быть отправлены судовой почтой в соответствии с просьбой клиента. Отправка документов судовой почтой возможна, только если груз будет следовать до порта выгрузки на одном судне. Если груз следует с перевалкой в промежуточных портах, документы придется отправить курьерской почтой.
Если морская перевозка производится на «коротком плече» и, следовательно, занимает всего несколько дней, по предварительному согласованию с клиентом целесообразно организовать выдачу груза получателям без предъявления оригиналов коносамента (Express Release). В этом случае агент перевозчика в порту погрузки дает указание агенту перевозчика в порту выгрузки выдать груз указанному лицу без предъявления оригиналов коносамента. При такой организации агенты перевозчика в порту погрузки и выгрузки издают на данную партию груза необходимое количество морских накладных, не являющихся товарораспорядительными документами (Non – negotiable Sea Waybill). Они вручаются соответственно отправителю и получателю для таможенных целей.
Основным преимуществом такой формы выдачи груза является его простота и отсутствие задержек в выдаче груза, которые могут вызвать дополнительные расходы, например, простой судна или хранение груза в порту выгрузки.
Организация и контроль погрузки / выгрузки морского судна.
В случае морской перевозки на трамповом судне на условиях «free in» и FIO именно экспедитор должен обеспечить причал для постановки судна, убедиться в готовности судна к приему груза или невозможности отгрузки всей партии на первом по срокам отхода линейном судне. Экспедитор и стивидор как субагент экспедитора, обязаны непосредственно фиксировать точное время постановки (отхода) судна к/от причала, начала/окончания/приостановки/возобновления грузовых операций, а также ход их выполнения по нормам, оговоренным в чартере. Экспедитор предоставляет эту информацию клиенту. Экспедитор или стивидор подписывают Statement of Facts. Кроме того, добросовестный экспедитор должен непосредственно контролировать качество грузовых работ.
По окончании погрузки экспедитор должен обеспечить своевременное и правильное оформление товаротранспортных документов по основной (морской) перевозке: штурманских расписок, коносаментов (морских накладных), приложений к коносаменту (сопроводительных сертификатов), упаковочных листов (отгрузочных спецификаций) и других документов, требуемых клиентом.
По отходу морского судна экспедитор обязан убедиться в отправке судовой почты и выяснить ожидаемую дату прихода в порт выгрузки, а в случае перевалки груза через промежуточные порты — ожидаемые даты выгрузки и отправки груза в/из порты перевалки и наименование океанского судна. После тщательной проверки грузовых документов экспедитор в максимально короткий срок должен отправить полный комплект документов клиенту или указанному им адресату. При аккредитивной форме расчета по запродажному контракту это повлияет на сроки получения денег клиентом. Необходимо обеспечить, чтобы в любом случае получатель груза имел хотя бы один оригинал коносамента до прихода груза в порт выгрузки.
Экспедитор должен отправить клиенту по факсу официальное извещение об отгрузке груза морским транспортом с приложением копии коносамента (штурманской расписки) и почтовой расписки за отправленные документы (или расписки капитана за принятую судовую почту).
Внутрипортовое экспедирование (экспорт). Внутрипортовый экспедитор — это компания, которой по договору с портом предоставлено право осуществления внутрипортового экспедирования. Внутрипортовое экспедирование — это полный комплекс услуг, связанных с документальным оформлением перевалки груза через порт. Внутрипортовым экспедитором может быть агент линейного перевозчика, экспедитор — оператор мультимодальной перевозки, независимая компания — внутрипортовый экспедитор. Кроме того, внутрипортовое экспедирование может осуществляться сотрудниками терминала.
Прием груза на склад порта. Приемосдатчик склада портового терминала заполняет тальманскую расписку на фактически выгруженное количество груза, и на ее основании оформляется приемный акт склада. Если груз прибывает по железной дороге, портовый терминал или стивидорная компания как получатель груза выкупает товаротранспортные накладные и грузосопроводительные документы у станции. При приеме груза могут быть выявлены обстоятельства, являющиеся основанием для составления:
а) Акта общей формы:
• несовпадение пломб транспортного средства, что является основанием для проведения комиссионной выгрузки транспортного средства (см. ниже);
• неисправность транспортного средства (при наличии доступа к грузу это также является основанием для проведения комиссионной выгрузки транспортного средства — см. ниже);
• повреждение тары (упаковки) грузовых мест или повреждение груза, не влияющее на его коммерческую ценность;
• повреждение контейнера (при контейнерной перевозке) без доступа к грузу;
• прочие обстоятельства, не являющиеся основанием для составления коммерческого акта.
По прибытии транспортных средств или контейнеров с грузом, оформленным на экспорт во внутренней таможне, в поврежденном состоянии с доступом к грузу или с поврежденными (замененными в пути следования) пломбами для контроля выгрузки собирается комиссия в составе:
• представителя перевозчика;
• представителя портового терминала или стивидорной компании как получателя груза согласно ТТН;
• внутрипортового экспедитора как представителя грузоотправителя;
• инспектора пограничной таможни;
• сотрудника линейного отдела внутренних дел на морском транспорте.
В случае несовпадения фактически выгруженного количества груза заявленному в документах склад портового терминала оформляет заявку на составление коммерческого акта, а линейный отдел внутренних дел при выявлении недостачи может принять решение о возбуждении уголовного дела по факту хищения груза. Кроме того, при комиссионной выгрузке контейнера, независимо от ее результатов, составляется акт смены пломбы заверяемый инспектором пограничной таможни.
б) Коммерческого акта:
• несоответствие заявленных в документах вида и количества груза фактически выгруженному;
• повреждение груза или утрата груза;
• избыток или недостача груза;
• повреждение транспортного оборудования, не являющегося собственностью перевозчика.
Коммерческий акт составляется предпортовой станцией на основании заявки грузоотправителя согласно ТТН, передается ему и является основанием для выставления претензии железной дороге.
Для защиты интересов клиента при выявлении случаев коммерческого брака при выгрузке груза из транспортного средства на склад портового терминала экспедитору следует организовать сюрвейерский осмотр и тальманский пересчет груза с привлечением независимой сюрвейерской компании.
При приеме груза, прибывшего автотранспортом, склад порта проставляет в ТТН штамп о приеме груза, а при приеме груза, прибывшего в порт речным транспортом, судовой агент передает терминалу речной коносамент (накладную) на партию груза и манифест. В остальном процедура приема груза, прибывшего речным или автотранспортом, аналогична процедуре приема груза, прибывшего по железной дороге.
Загрузка груза в контейнеры либо по прямому варианту транспортное средство — контейнер, либо через склад: транспортное средство — склад — контейнер, производится терминалом на основании инструкции экспедитора. Загрузка груза в контейнер оформляется актом или тальманской распиской загрузки, которая заверяется инспектором пограничной таможни.
Передача внутрипортовому экспедитору полного комплекта грузовых документов, прибывших с грузом в порт, производится после приема груза на склад терминала или после проведения перетарки груза в контейнеры по прямому варианту. Основанием для передачи документов терминалом внутрипортовому экспедитору является указание в ТТН его наименования или наличие доверенности отправителя экспедитору на ТЭО данной партии груза. После получения грузовых документов от терминала внутрипортовый экспедитор должен их тщательно проверить и при обнаружении расхождений и/или ошибок в грузовых документах известить об этом отправителя, который обязан принять меры для их исправления.
Оформление поручения на отгрузку экспортного груза и его выпуск в пограничной таможне производится на основании указаний клиента.
Поручение на отгрузку экспортного груза является указанием экспедитора терминалу об отгрузке определенной партии товара на определенное судно, основанием для взаиморасчетов между портовым терминалом и внутрипортовым экспедитором, инструкцией по составлению предварительного грузового плана (совместно с грузовым списком и поручениями на другие партии груза), а также предварительной инструкцией по оформлению коносаментов. Оно оформляется в точном соответствии с ГТД.
На основании полученных копий поручений на отгрузку партий груза на определенное судно составляется предварительный каргоплан размещения партий в грузовых помещениях судна, который до начала погрузки визируется капитаном судна.
Кроме того, копия выпущенного поручения отсылается судовому агенту и является окончательным подтверждением готовности партии груза к погрузке на борт судна.
Постановка к причалу и погрузка судна. На основании договора (стивидорного соглашения) между портовым терминалом и внутрипортовым экспедитором терминал принимает определенные виды грузов экспедитора в соответствии со своей специализацией и месячными планами завоза экспортных грузов, организует их хранение (включая сопутствующие услуги — сортировку, маркировку, подработку и т. п.) и погрузку на морское судно.
Пункт договора о постановке судна к причалу для погрузки может быть описан как «в зависимости от наличия свободного причала», так и «в течение … часов с момента подачи нотиса о готовности».
Терминал (стивидорная компания) может принять судно под обработку на причале, находящемся в удалении от склада, на котором находится груз, однако только после получения согласия от экспедитора, так как при такой схеме грузовых работ возникает дополнительная операция — подвоз груза, которая может повлиять на сохранность груза.
Судовой агент должен подавать нотис о готовности судна к погрузке:
• в морскую администрацию порта;
• на терминал (стивидорную компанию);
• экспедитору судовой партии груза.
Морская администрация порта планирует постановку судна к причалу только по получении подтверждения в приеме судна под обработку от терминала (стивидорной компании), который подтверждает прием обычно при наличии на складах выпущенного в пограничной таможне поручения на отгрузку экспортного груза на данное судно, а при постановке линейного судна — при наличии свободного причала. Постановка к причалу и погрузка линейных судов согласовывается между агентом линии и терминалом (грузовым районом) напрямую, без участия экспедитора, даже в случае оплаты фрахта на условиях «free in».
После постановки трампового судна к причалу, но до начала грузовых работ, экспедитор совместно со стивидором и представителем судовой администрации должен осмотреть грузовые помещения судна, предназначенные для погрузки. Если выявляется непригодность грузовых помещений к погрузке данной партии груза, составляется акт общей формы с указанием рекомендуемых мероприятий по приведению грузовых помещений судна в состояние, пригодное для приема груза. Расходы и время, необходимое на проведение данных мероприятий, относятся на судно или фрахтователя в соответствии с условиями чартера. Однако терминал (стивидорная компания) имеет право потребовать от судового агента перешвартовать судно на отстойный причал либо вывести на рейд до устранения замечаний.
При отсутствии замечаний к грузовым помещениям судна терминал (стивидорная компания) начинает погрузку в соответствии со сменно-суточным планом (если позволяет погода). Груз размещается в грузовых помещениях судна в соответствии с каргопланом, согласованным с судовым агентом. Количество отгружаемого на борт судна груза фиксируется тальманскими расписками, а использованное для погрузки время — актом учета стояночного времени (Statement of Facts).
Оформление погрузки и отхода судна. По окончании погрузки партии груза на борт судна склад передает судовой администрации поручение на отгрузку экспортного груза, которая подписывает их (подписанное судовой администрацией поручение на отгрузку экспортного груза называется штурманской распиской). Агент доставляет на судно коносаменты на погруженные партии груза и манифест, которые подписываются капитаном.
