Согласно типовой проформе линейного агентского соглашения, одобренной FONASBA, функциями линейного агента являются: объявление расписания линии, котировка ставок, рассылка по запросам грузовладельцев тарифов линии и их корректировка, бронирование грузов, принятие груза к перевозке, заключение контрактов со стивидорными, тальманскими, складскими и сюрвейерными компаниями, организация обработки судов в пределах расписания линии, информация грузовладельцев о позиции судна (груза), организация перевалок груза по сквозному или мультимодальному коносаменту, изготовление и выпуск грузовых документов, сбор фрахта, оказание помощи судовладельцу по связи с линейной конференцией. Обработка судов оплачивается агентом за счет судовладельца и производится всегда на одном и том же, постоянном районе порта (причале линии). Подача/прием груза на другом причале возможны для грузовладельца только по специальному согласованию с агентом линии при наличии крупной партии груза. Как правило, агенты принимают грузы на склады линии (порта) и обеспечивают бесплатное хранение их до подхода судна. В портах выгрузки груз также принимается от судна на склад, откуда затем выдается получателям. Агент оформляет коносаменты и манифесты на принятый к перевозке груз и подписывает коносаменты от имени капитана. Все это позволяет повысить интенсивность грузовых работ, исключить непроизводительные простои и перешвартовки судна в порту, обеспечить своевременную подготовку грузов и документов, т. е. создает условия для выполнения расписания.
Сложной и трудоемкой обязанностью линейного агента является расчет и инкассация фрахта — в связи с широкой номенклатурой перевозимых грузов, необходимостью учитывать сложную систему надбавок и скидок с тарифных ставок, наличием большого числа независимых грузовладельцев и отдельных партий груза.
При перевозках по сквозному коносаменту агент принимает (передает) груз фидерному перевозчику, а также производит с ним расчеты по оплате фрахта за фидерную перевозку. Наконец, если агент пользуется достаточным доверием судовладельца, ему поручают согласование с отправителем дополнительных услуг и скидок с опубликованных ставок тарифа и расчеты по этим операциям.
Важную роль в организации перевозок мелкопартионных генеральных грузов играют транспортно-экспедиторские компании, которые располагают для этого соответствующей производственной базой (склады, транспортные средства) и крупным оборотным капиталом. Экспедитор в стране экспортера принимает на себя подготовку товара к морской перевозке, его доставку в порт и выбор линейной компании перевозчика. Линейный перевозчик и его агенты обеспечивают хранение товара до подхода судна, его погрузку, транспортировку морем, выгрузку и хранение в порту назначения, а экспедитор в стране импортера — доставку товара к месту назначения. Грузовладельцы, таким образом, практически полностью освобождаются от забот по организации перевозок. Их обязанности по транспортировке сводятся, по существу, к подбору экспедиторских фирм, заключению с ними договоров и своевременной оплате всего комплекса услуг, предоставленных экспедитором и морским перевозчиком.
В портах с большим объемом грузооборота линейные агенты часто принимают на себя выполнение транспортно-экспедиторских операций, создают дочерние стивидорные и тальманские компании, т. е. осуществляют комплексное обслуживание линии (группы линий).
Большое значение имеет работа линейного агента по привлечению (букированию) грузов. Каждая агентская компания ведет работу по привлечению груза в рамках своего региона самостоятельно, независимо от агентов других портов линии. При этом она должна строго выполнять фрахтовую политику линии, продолжительность стоянки в соответствии с расписанием и эллотмент.
Эллотмент — это квота от общей вместимости судна, выделенная в распоряжение агента линии, т. е. максимальное количество груза, которое он имеет право привлекать на каждый заход без дополнительного согласования с судовладельцем. Агент, однако, обязан получить разрешение принципала во всех случаях, когда условия перевозок отличаются от обычных для данной линии: принятие специфических грузов (опасные, скоропортящиеся, длинномерные, тяжеловесные и т. д.); принятие грузов на аутпорты: изменение условий оплаты фрахта; предоставление дополнительных скидок и услуг. Фрахтовая политика линии, расписание и эллотмент определяют для агента рамки свободы принятия решений, которые устанавливаются исходя из экономических интересов линии в целом.
Работу по привлечению грузов ведет специальный отдел агентской компании — «маркетинг-сейлз департамент». Он включает группы по букированию грузов, рекламе, расчету фрахта. Агентская компания публикует в местной прессе расписания линии, информацию об услугах, предоставляемых отправителям, данные о составе флота. Крупным грузовладельцам и транспортно-экспедиторским компаниям регулярно рассылаются специальные выпуски расписания, различные рекламные материалы и проспекты. С этой же целью агент организует деловые встречи, в том числе и на судах обслуживаемой линии.
С постоянными клиентами работа по привлечению груза предусматривает регулярные встречи с данным отправителем, согласование с ним программы предъявления грузов и общих условий перевозок.
В странах, экспортирующих в большом объеме определенные виды товара (каучук, шерсть, кофе, хлопок, лес и т. д.), важное значение для обеспечения загрузки судов имеет поддержание постоянного контакта с соответствующими национальными советами грузоотправителей и товарными биржами. Эти советы через свои букинг-центры и бронировочные бюро осуществляют привлечение тоннажа, координируя действия многочисленных независимых экспортеров.
Крупные агентские компании, помимо портовой конторы, создают отделения по привлечению грузов в основных промышленных центрах страны (инланд-агенты). Эти отделения позволяют привлечь дополнительные грузы за счет более тесных и оперативных контактов с местными грузоотправителями.
Особую область представляет собой работа по привлечению импортных грузов. Если закупка товаров покупателем производится на условиях FOB, агент линии в порту назначения добивается от него письменной инструкции грузоотправителю отгружать груз на судах данной линии. Инструкция покупателя направляется агенту линии в порту отправления, который заключает договор перевозки. Таким образом, привлечение груза производится агентом порта назначения, а его отгрузка — агентом порта отправления. Такая форма привлечения грузов называется cross booking. При этом, помимо импортных грузов агент может привлекать грузы между другими портами линии или даже груз для других линий своей компании.
Основным назначением линейных агентов является привлечение генеральных грузов. Однако на конвенциональных линиях они могут фрахтовать суда или часть грузовых помещений под массовые грузы, т. е. выступают в качестве судовых брокеров.
Хотя sale dept играет наиболее активную роль, на привлечение грузов и престиж линии оказывает влияние работа практически всех отделов агентской компании. Большое значение имеет четкая работа справочной службы, сокращение сроков оформления коносаментов и других грузовых документов, качественное хранение груза, своевременное предоставление контейнеров.
Оплата агента конвенциональной линии производится не по фиксированным ставкам в зависимости от размера судна и вида груза, как в трамповом судоходстве, а в определенном проценте от суммы фрахта за привлеченный и перегруженный груз. Обычно устанавливаются следующие ставки агентского вознаграждения: 2,5% суммы фрахта за привлечение генерального груза (booking commission) и 2,5% за организацию обработки судна в пределах расписания (handling commission). Агент имеет право на комиссию со всех надбавок к тарифу (за длинномерный, тяжеловесный или опасный груз, бункерная надбавка и т. д.).
Поскольку на контейнерных линиях, где действует тарифная ставка FAK, ставки провозной платы дифференцированы только по типоразмеру контейнера (20’и40’), то часто агентское вознаграждение устанавливается не в процентах от суммы фрахта, а по твердой ставке за один контейнер. При этом ставка за экспортный контейнер в 2—2,5 раза выше, чем за импортный — с учетом вознаграждения за привлечение груза. Если же на линии действует тарифная система CBR, то комиссия по импорту может устанавливаться твердой ставкой за контейнер, а по экспорту — в процентах от суммы фрахта. Наконец, значительная часть линий сохранила оплату агентов в процентах от фрахта, с дифференциацией ставки по экспорту и импорту.
Особая плата предусмотрена за обслуживание контейнерного парка и транспортно-экспедиторские операции, за контракты с конференцией, оказание дополнительных услуг, на возмещение мелких расходов (почта, реклама). В любом случае общая сумма вознаграждения должна быть не менее предусмотренной в данном порту по шкале для трамповых судов.
Развитие контейнерных перевозок значительно расширило обязанности линейных агентов, что нашло отражение в типовой проформе агентского соглашения.
Линейная компания обеспечивает агента необходимым контейнерным оборудованием: контейнерами, флетами, трейлерами. При этом на агента возлагается комплекс функций по эксплуатации этих средств: оформление документов и контроль технического состояния контейнеров при передаче и возврате их от грузовладельцев, хранение на портовом терминале и в депо, организация технического обслуживания и ремонта. Судовладелец устанавливает обычно максимальную сумму, в пределах которой агент может заказывать ремонт контейнеров самостоятельно, во всех остальных случаях он обязан запрашивать и выполнять инструкции принципала. Агент контролирует движение контейнеров, находящихся в его распоряжении, ведет расчеты с грузовладельцами за задержку контейнеров, организует розыск пропавшего оборудования, страхует контейнеры и другое оборудование. При нехватке контейнеров необходимого типа агент, по согласованию с судовладельцем, может арендовать их на различных условиях (short lease, master lease). При этом он производит прием, сдачу контейнеров и все необходимые расчеты с лизинговой компанией. При перевозках контейнеров в межпортовом сообщении агент обеспечивает их затарку, опломбирование, растарку, зачистку и спецобработку порожних контейнеров (фумигации дезинфекция). Он также организует выдачу порожних контейнеров с депо экспедитору под их затарку на складе отправителя (порта).
Если согласно договору перевозки доставка груженых контейнеров от склада отправителя до склада получателя оплачивается линией, агент судовладельца от его или своего имени заключает договора с субагентами (экспедитор, наземные виды транспорта), оформляет необходимые документы, организует и оплачивает перевозки.
В заключение рассмотрим обязанности по привлечению грузов агента фидерного порта современной контейнерной линии. Эта ситуация является типичной для российских компаний — грузовых агентов океанских линий.
Работа агента по привлечению экспортных грузов состоит из следующих этапов:
• получение от клиента запроса на перевозку (с идеей ставки);
• запрос ставки фрахта у регионального головного офиса линии; в запросе должно быть указано: наименование груза, тип, число и масса брутто контейнеров, порт (пункт) погрузки, порт (пункт) назначения, наименование клиента, срок отгрузки;
• получение ставки от судовладельца; если компания имеет детально разработанный Guideline, то первоначальная котировка ставки может быть получена клиентом в максимально короткий срок;
• уторговывание ставки с клиентом/принципалом;
• предоставление клиенту контейнера под затарку его груза, обычно против его гарантийного обязательства о возврате контейнера;
• получение от клиента инструкций по отгрузке и изданию коносамента: пункт назначения, отправитель, получатель, описание груза, сертификаты по грузу;
• получение от клиента извещения о прибытии груза в порт и дате его готовности к погрузке;
• бронирование вместимости на фидерном судне;
• бронирование вместимости на океанском судне и печатание проекта коносамента;
• организация отгрузки контейнеров на фидерное судно;
• отсылка проекта B/L. и инвойса за перевозку клиенту, согласование коносамента, издание оригиналов и передача их клиенту;
• предоставление клиенту информации по движению груза; многие линейные компании имеют веб-страницы в Интернете, и клиент может сам проследить движение контейнера по его номеру или номеру коносамента.
Импорт, как правило, букуется агентом в порту отправления, и тогда действия агента порта назначения сводятся к следующему:
• проверка поступления фрахта и иных платежей, причитающихся линии;
• получение основания на выдачу груза: оригинал коносамента, экспресс-релиз;
• сбор демереджа за задержку контейнеров и иных платежей с клиентуры;
• выдача груза «с борта судна» или организация терминальных операций/дверной доставки (в зависимости от того, на каких условиях был подписан коносамент);
• организация полной обработки фидерного судна (выгрузка импорта и загрузка экспорта) в пределах расписания.
Крупные контейнерные линии имеют компьютерную систему информации (КСИ), в рамках которой портовые агенты бронируют вместимость на океанских судах, печатают проекты коносаментов и манифестов, ведут переписку с региональным координатором линии, вносят информацию о прибытии/отправке контейнеров с указанием номера коносамента и номера контейнера, получают уточненные расписания движения океанских судов.
Общее руководство работой линейной компании осуществляет головной офис, который создается в стране (порту) регистрации компании. Для привлечения грузов и обслуживания клиентуры во всех портах захода контейнеровозов океанской линии создаются представительства компании, а в портах, обслуживаемых фидерными судами, — представительства (при наличии большого контейнерооборота или планов его развития), либо номинируются договорные линейные агенты из числа местных компаний. Практика организации в базовых портах представительств компании-судовладельца получила особое распространение в последние годы в Европе, поскольку канцеллирование договора с агентом в странах ЕС связано с большими юридическими и финансовыми проблемами.
Оперативное руководство работой представительств и агентов в портах региона осуществляет региональный головной офис компаний (РГО). В обязанности такого офиса, например, European Head Office, входит:
• заключение и канцеллирование договоров с портовыми агентами;
• подготовка и проведение агентских совещаний;
• контроль и координация работы портовых агентов и представительств по привлечению грузов и обработке судов;
• цены: котировка ставок по запросам портовых агентов или крупных клиентов, введение и отмена надбавок;
• оборудование (equipment): предоставление по запросам агентов порожних контейнеров (тип, количество), согласование с агентами продолжительности свободного периода и ставок демереджа за использование клиентами контейнеров линии, контроль сроков оборачиваемости контейнеров по каждому порту (агенту), организация ремонта и аренды контейнеров;
• логистика (logistic): разработка и внедрение оптимальной системы обслуживания портов бассейна, реорганизация фидерных линий, развитие наземных перевозок, контейнерных депо, автотранспорта;
• маркетинг (marketing): комплексное исследование рынка транспортных услуг в регионе, и на этой основе обоснование конкретных предложений по увеличению объема и повышению эффективности перевозок;
• финансовые расчеты (accounting): контроль правильности начисления, своевременного выставления счетов и поступления фрахта и демереджа; контроль дисбурсментских платежей и расходов, произведенных портовыми агентами за счет компании; контроль производится на базе КСИ;
• администрирование (administration): своевременное снабжение агентов бланками коносаментов, других документов и рекламной продукцией.
Структурно РГО состоит из двух групп отделов:
1. Отделы, которые контролируют и координируют работу агентов по привлечению грузов на суда океанских и фидерных линий, а также осуществляют фрахтовую политику на этих линиях. Крупные компании имеют в составе своего Европейского РГО три и более таких отделов: внутрирегиональных перевозок, Североамериканский (линии на порты Мексиканского залива и восточного побережья США), Азиатский (линии на Юго-Восточную Азию, Китай, дальний Восток), Южноамериканский. В составе отдела внутрирегиональных перевозок выделяется специальное подразделение для руководства работой фидерных линий.
2. Отделы и группы, которые координируют определенные направления деятельности по всем перевозкам данного РГО: использование и ремонт оборудования, финансы, документация, претензионная работа, маркетинг.
Каждый портовый агент регулярно, не реже, чем раз в неделю, направляет в РГО отчет, который включает следующие данные: количество отправленных контейнеров, количество контейнеров, переданных клиентам под затарку, количество свободного порожняка. По отправленным и переданным под затарку контейнерам указываются отправитель и порт (пункт) назначения, а по контейнерам, переданным под затарку, — кроме того, и ожидаемый срок их отгрузки.
На основе расписания океанской линии агент указывает количество груза (контейнеров), которое он планирует забуковать на каждый рейс предстоящего месяца.
Обычно для портовых агентов не устанавливается жестких сроков оборачиваемости контейнерного парка. Однако соответствующее подразделение РГО на базе КСИ эпизодически проводит соответствующую проверку. По всем случаям, когда этот срок выходит за разумные пределы, агенту направляется запрос, и он обязан отчитаться о причинах задержки. В случае, если отчет агента будет признан неудовлетворительным, РГС может выставить ему счет за сверхнормативное использование оборудования.
Агент несет все экстрарасходы, возникшие по его вине. Если же такие расходы произошли по вине линии (например, завоз поврежденного оборудования), то РГО возмещает агенту связанные с этим издержки.
В одном из базовых портов региона, обычно там, где выгружается и грузится основная часть контейнеров (включая фидерные), организуется центр планирования загрузки, который разрабатывает оптимальный карго-план на каждый рейс океанских судов. Этот карго-план учитывает вес, порт погрузки и порт назначения каждого контейнера и последовательность освобождения конкретных грузовых помещений из-под импорта. Он должен обеспечить хорошие мореходные качества океанского судна в течение всего рейса, а также такое размещение контейнеров на судне, чтобы в целом за круговой рейс расходы на их перестановку были минимальными.
Важным элементом управления является агентское совещание. Оно проводится один-два раза в год РГС линии. На совещании рассматриваются следующие вопросы: динамика перевозок и фрахта (в целом по линии, по региону, по каждому порту); выполнение эллотментов и фрахтовой политики; исполнение расписания; использование контейнерного парка; комплексное исследование рынка. По результатам анализа принимаются конкретные решения и плановые показатели на следующий год (полугодие).
В последние годы, в связи с заменой во многих портах линейных агентов на представительства компании-линейного оператора, эти совещания стали называться Management Meeting, Trade Management Meeting, Senior Management Meeting.
В процессе подготовки к совещанию каждый портовый агент (представительство) проводит комплексное исследование рынка в рамках своего региона: перспективы развития основных грузопотоков, требования клиентуры, действия и планы конкурентов в области фрахтовой политики; развития системы услуг; освоения новых рынков; альтернативные варианты доставки грузов; политика властей страны пребывания в части таможенного оформления грузов, налогообложения, национальных и иностранных инвестиций, транспортных и портовых тарифов. На основе этого исследования формируются конкретные предложения по развитию перевозок, расширению комплекса услуг, привлечению новых групп клиентов, повышению эффективности работы агента.
По материалам агентов (представительств) РГО подготавливает сводный маркетинг-план, который после согласования участниками совещания направляется в головной офис компании.
Большое количество обслуживаемых портов, оплата за счет перевозчика стивидорных работ и хранения груза, эксплуатация собственного контейнерного парка и организация доставки груза внутренними видами транспорта обусловили повышенные издержки линейного судовладельца в портах захода. В целом за круговой рейс они в несколько раз превышают соответствующие затраты трампового перевозчика и достигают 30—40% от общей суммы фрахта. Все эти расходы производятся агентами линии за счет судовладельца. Таким образом, от агента в значительной степени зависят загрузка судна, продолжительность стоянок в портах и выполнение расписания, сумма фрахта и расходы линии. Поэтому создание эффективной сети агентов и контроль за их работой являются важной составной частью организации линейных перевозок.
