Все вопросы взаимоотношений между судовладельцем и линейным агентом в краткой форме изложены в агентском соглашении (agency agreement), которое состоит из семи разделов.
1. Общие принципы
Принципал назначает агентскую компанию в качестве агента для всех принадлежащих ему, управляемых и/или зафрахтованных им судов, которые выполняют перевозки на обусловленной линии (линиях), включая слот и спейсчартерные контракты.
Принципал поручает агенту портовое и внешнее агентирование грузов линии в пределах согласованной территории, включая маркетинг, портовое агентирование, обслуживание контейнерных и ро-ро перевозок, бухгалтерские и финансовые операции.
Принципал обязуется не назначать на территории агента никакую другую компанию для выполнения услуг, порученных агенту по заключенному соглашению.
Агент обязуется, в пределах согласованной территории, без письменного согласия принципала не принимать на себя представительство для любых других судовладельцев, которые являются прямыми конкурентами линии (линий) принципала, или для судовладельцев, деятельность которых прямо противоречит интересам принципала.
Деятельность и услуги агента определяются заключенным соглашением и законами страны пребывания.
2. Обязанности агента
2.1. Представлять, защищать и содействовать интересам принципала на определенной территории, осуществляя все необходимые действия на всей территории и выполнять отдельные специальные инструкции принципала.
По соглашению с принципалом назначать стивидоров, охрану тальманов, терминальных операторов, наземных и фидерных перевозчиков и других субагентов, если потребуется.
2.2. Маркетинг и привлечение грузов.
• Осуществлять рекламу линии, букирование грузов, поддерживать контакты с отправителям и, получателями, экспедиторами, портовыми и другими властями и торговыми организациями. Всю работу по связям с общественностью проводить по согласованию с принципалом и за его счет.
• Вести статистический учет, отчитываться о букировании грузов и об использовании эллотмента. Обеспечивать клиентуру информацией о планируемых сроках отхода и/или прихода судов, тарифах линии и дополнениях к ним, котировать ставки фрахта.
• Контролировать своевременный завоз, подготовку и отправку экспортных грузов; вывоз из порта импорта; перевалку транзитных грузов.
• Контролировать и координировать работу терминальных операторов, стивидоров, тальманов и всех других организаций, привлеченных к обслуживанию линии.
• Выпускать от имени принципала коносаменты, манифесты, деливери ордера, сертификаты и другие документы, которые могут потребоваться. Обеспечивать эффективную систему связи.
• По требованию принципала организовывать защиту его интересов по претензиям грузополучателей, работать с корреспондентами клуба P&I, вести расчеты по общей аварии и/или страхованию, организовывать подготовку сюрвейерных актов.
• Принимать участие в подготовке материалов для линейной конференции (если потребуется) за счет принципала.
2.3. Портовое агентирование (если включено в договор).
• Организовывать постановку судов к причалу погрузки и разгрузки в соответствии с местными обычаями и правилами.
• Организовывать бункеровку и ремонт судна, смену экипажа, закупку судового снабжения и запасных частей, техническое и навигационное обслуживание судна, а также медицинскую помощь членам экипажа.
•Подготавливать все необходимые документы и организовывать таможенную, пограничную и санитарную очистку судна, а также оплату судовых сборов и услуг, связанных с заходом судна в порт.
• Подготавливать регулярные отчеты принципалу о ходе обработки судов в порту и передавать «стейтмент оф фэктс» по каждому судозаходу.
2.4. Контейнерные и ро-ро перевозки.
• Организовывать букинг укрупненных грузовых мест.
• Организовывать затарку/растарку грузов LCL в порту; организовывать в случае необходимости эти работы на терминалах вне территории порта, контролировать выполнение этих работ.
• Организовывать наземную перевозку грузов, которые доставляются по мультимодальному коносаменту (pre-carriage и on-carriage).
• Подготавливать дополнительную документацию, связанную с перевозкой грузов в контейнерах, на флетах, мафи-трейлерах.
• Организовывать и руководить надлежащей системой регистрации и контроля за движением оборудования. Организовывать для оборудования складские площадки и, если потребуется, обеспечить прием, хранение и перемещение оборудования принципала, находящегося на территории, контролируемой агентом.
• Выполнять требования таможни, оформлять документы по приему/передаче оборудования (с отметкой его технического состояния); контролировать поступление и использование замков, пломб и этикеток к оборудованию, находящемуся на территории агента.
• Обеспечивать наличие оборудования для отправителей и организовывать его транспортировку внутренними видами транспорта, если потребуется.
• Производить операции по аренде и предоставлению контейнеров, всегда по согласованию и за счет принципала.
• Контролировать все случаи повреждения оборудования на территории агента. Организовывать ремонт и техническую эксплуатацию оборудования и регулярно докладывать принципалу о состоянии парка оборудования.
2.5. Бухгалтерия и финансы.
• Своевременно составлять и предъявлять грузоотправителям фрахтовые и иные инвойсы в пользу принципала. Проверять счета, выставляемые терминальными операторами, перевозчиками, тальманами и др., за работы и услуги, заказанные в интересах принципала.
• Вести текущий бухгалтерский и финансовый учет; в установленные сроки направлять принципалу отчет о собранном фрахте и по расходам, оплаченным за счет принципала, а также о планируемых сроках сбора фрахта и оплаты счетов (количество суток после отхода судна).
З. Субагентство
Агент, с предварительного одобрения принципала, может назначать своих субагентов в портах, включенных в данное соглашение, где у агента нет собственного офиса или дочерней компании. Агент принимает на себя полную юридическую и финансовую ответственность за деятельность своего субагента в отношении принципала.
4. Обязанности принципала
• Выдает агенту надлежаще оформленную доверенность на юридические действия, в том числе на издание коносаментов, взыскание фрахта, изготовление счетов, действия с таможенными органами и т. п.
• Снабжает проформами документов, необходимых при выполнении обязанностей агента.
• Обеспечивает полной и своевременной информацией о движении судов (расписания и их корректировки) и фрахтовой политике линии в той части, которая должна учитываться в деятельности агента.
• Возмещает агенту все убытки и расходы, которые он понес в связи с выполнением своих обязанностей как агент принципала. Однако это правило не распространяется на те случаи, когда убытки или расходы возникли в результате неправомерного поступка или грубой небрежности со стороны агента, которые должны быть доказаны принципалом.
• Если агент предоставляет денежные обязательства, гарантии или другие формы обеспечения в таможню или иные органы местной администрации в связи с организацией движения грузов, контейнеров или другого оборудования принципала, то принципал немедленно возмещает агенту связанные с этим расходы, кроме тех случаев, когда они возникла из-за небрежности агента.
• По просьбе агента принципал принимает на себя ведение любых споров, которые возникли между агентом и третьей стороной, если они возникли в результате выполнения агентом своих обязанностей по данному договору.
5. Вознаграждение
Услуги агента по данному договору оплачиваются принципалом в форме комиссии от фрахта, размер которой определяется договором. Вознаграждение агента за дополнительные услуги, не предусмотренные договором, должно быть определено специальным соглашением между сторонами.
6. Сроки действия договора
Соглашение остается в силе на неопределенный период и всегда может быть расторгнуто любым из участников путем подачи партнеру, не менее чем за три месяца, соответствующего письменного нотиса.
7. Юрисдикция
В случае возникновения споров по данному соглашению их рассмотрение должно происходить в стране, где располагается агент, в соответствии с законами этой страны.
