При обнаружении недостачи или излишков количества мест или веса, повреждений груза, тары, расхождений между документами и знаками (марками) на грузовых местах и других случаев коммерческого брака, таможня на основании контрольных записей ее инспекторов составляет акт- извещение, который подписывают представители порта, таможни и капитан судна. Акт-извещение составляют на каждую коносаментную партию, а также на все грузы, прибывшие без документов. Случаи несохранности груза, возникшие при его выгрузке, должны быть немедленно оформлены актом таможни или порта в трех экземплярах, из которых один передают судну.
В акт-извещение вносят следующие данные: наименование судна, флаг, под которым оно плавает, порт отправления, наименование груза, дату выгрузки судна, номер коносамента, местонахождение груза (склад, причал, открытая площадка, номера заказа, транспорта, наряда) и количество его мест, род упаковки и вес, значащийся по коносаменту, а также маркировку и номера мест. Затем указывают причину составления акта-извещения с точным описанием обнаруженных излишков, недостач, поломок, повреждений или порчи груза или упаковки, неправильной погрузки, сепарации, утечки, подмочки и т. п. в пяти экземплярах подписывают представители порта, таможни и судна. Генеральный акт порт составляет на основании ведомости импортных грузов, принятых с судна, по окончании выгрузки всех партий грузов. В генеральном акте отражается количество мест груза, значащееся по грузовым документам и фактически принятое портом. Генеральный акт подписывают представители порта, таможни и капитан судна. Оформляют генеральные акты обязательно до отхода судна и вручают судну и соответствующим организациям не позднее 72 ч после окончания выгрузки судна. Генеральный акт и акты-извещения являются документами, удостоверяющими количество импортных грузов, принятых от судна портом, и за которые он несет ответственность. Несохранность груза и коммерческий брак при перевозке в малом каботаже оформляются коммерческими актами, актами общей формы и отдельными рапортами. Указанные формы актов и порядок их оформления установлены правилами составления актов при морских перевозках грузов и багажа, опубликованными в Тарифном руководстве 4М ММФ. При перевозке грузов в междупортовом и смешанном железнодорожно-водном сообщениях коммерческий акт составляет порт или судно при выдаче груза или багажа получателям, при передаче на другой вид транспорта или портам и судам других ведомств, не входящих в систему ММФ, для удостоверения следующих обязательств: порчи или повреждения грузов; несоответствия между наименованием, весом или количеством мест груза в натуре данным, указанным в перевозочных документах; обнаружения груза без документов или документа без груза; разъединения партии груза невозможности вместить его в вагон. Коммерческий акт необходим для розыска грузов, расследования причин его несохранности, предъявления, удовлетворения или отклонения претензий клиентуры и пассажиров, для разработки и проведения мероприятий по обеспечению сохранности перевозимых грузов и улучшения качества их перевозки, для учета случаев несохранности грузов. Бланки коммерческих актов являются документами строгой отчетности и должны иметь печатные номера. Оформление коммерческих актов в портах ММФ возлагается на лиц, назначенных приказом начальника порта. Коммерческие акты, выдаваемые судном, оформляет второй помощник капитана. Коммерческие акты составляют при участии лиц, обнаруживших несохранность груза, начальника района порта (на судне—капитана), а также представителей грузополучателя или другого вида транспорта.
Если при составлении акта отсутствовали представитель грузополучателя или другого вида транспорта, акт должен быть составлен и подписан не менее чем тремя лицами: в порту—начальником участка района или его заместителем, заведующим складом или его сменным помощником, приемосдатчиком; на судне—капитаном, его вторым помощником и трюмным матросом. К составлению и подписанию акта могут быть привлечены и другие официальные лица. Коммерческий акт составляют в день обнаружения несохранности груза, но обязательно до выдачи грузополучателям, и выдают его в установленные правилами сроки.
Коммерческий акт составляют в четырех экземплярах (подлинник, первая и вторая копии, корешок), из которых: подлинник передают в управление пароходства вместе с материалами ведомственного расследования; первую копию выдают грузополучателю по его требованию при выдаче ему груза или приобщают к грузовым документам с отметкой в них об этом, если груз передают на другой вид транспорта; вторую копию при необходимости пересылают в пункт отправления или другому виду транспорта, если несохранность возникла по их вине; корешок акта остается в порту или на судне, составившими коммерческий акт, для расследования. При некоторых обстоятельствах, когда не требуется составление коммерческого акта, случаи несохранности груза оформляют отметкой об этом в грузовых документах, заверяемых подписью лица, выдавшего груз.
Обстоятельства, вызвавшие составление коммерческого акта, должны быть описаны в нем с точным изложением всех фактических данных: состояния тары, соответствия ее ГОСТу и Техническим условиям, состояния контрольных лент, наличия маркировки груза и ее соответствия транспортным документам, точного веса груза, оставшегося в поврежденной таре, и самой тары и других данных, имеющих существенное значение для состояния груза, выяснения причин возникновения его несохранности и определения стороны, ответственной за несохранность груза. Вскрытие грузовых мест и составление коммерческого акта о результатах вскрытия без участия и подписей лиц, на ответственности которых находился груз, воспрещается. В коммерческом акте о вскрытии грузовых мест должно быть указано, чем оно вызвано и по чьему требованию произведено. Все данные качественного удостоверения, если оно следовало при грузе, должны быть занесены в коммерческий акт. Коммерческий акт порт или судно обязаны выдавать в сроки, установленные Тарифным руководством 4М. — Акты общей формы составляют в случаях, когда нет необходимости составлять коммерческие или другие акты специальной формы. В последнее время акты общей формы порты используют при выгрузке (погрузке) судов ММФ. Акт общей формы составляют в двух экземплярах за подписями представителя порта и судна. Отметку о наличии такого акта делают в соответствующей колонке и строке приемосдаточной ведомости. Приложенные к приемосдаточным ведомостям акты общей формы вместе с грузовым отчетом направляют в управление пароходства.
Акт общей формы содержит следующие данные: наименование пароходства, порта; название судна; номер и дату накладной, коносамента; род груза; пункты отправления, перевалки, назначения; описание обстоятельств, вызвавших составление акта, должности и фамилии подписавших его лиц. Кроме указанных актов, случаи коммерческого брака и несохранности грузов могут быть оформлены письменными рапортами лиц, обнаруживших такой случай, на имя начальника района порта, капитана судна. По таким рапортам производят расследование и принимают такие же меры, как и по другим актам. По своему содержанию приемосдаточная ведомость в определенной степени отражает случаи несохранности груза и коммерческого брака. В порту отправления ее оформляют в четырех экземплярах на все грузы, погруженные на судно, с заполнением разделов «По документам» и «Оказалось при погрузке на судно». Раздел «В действительности оказалось» заполняют в порту назначения груза после его выгрузки. При наличии несохранности или коммерческого брака в ведомости делают отметку о номере и дате составленного акта. Один экземпляр приемосдаточной ведомости остается в порту отправления, а три—следуют при грузе до порта назначения, из которых один экземпляр администрация судна вместе с грузовым отчетом направляет в управление пароходства.
